「うちの社員はどうも 『書く力』 が弱いらしい・・・・」
と思ったことのあるマネジャーさんへの、文書化能力向上コンサルタント、開米瑞浩からの提案です。
現代は何かにつけて「説明」が必要な時代です。それも、報告するために、指示するために、教育するために、自分自身が考えるために、とさまざまなシチュエーションで「文書」を書く必要に迫られます。でも、それを苦手とする人が多いのもまた現実。
数人以上のチームを率いるリーダーさん、マネジャーさんであれば、メンバーの書いたものを読んで「わかりにくさ」に頭を抱えてしまうことも多いはず。
「いやあ、ちょっと複雑な話になると、すぐに読む気が失せるような報告書や説明書を書いてくるんだよねえ・・・
俺が読むだけのものならまだしも、大勢の人が読む文書でそれじゃあ、なんとかしないとコミュニケーションのロスが多すぎる。だからといっていちいちそのたびに細かく添削するわけにもいかないし・・・・
なんとか、『わかりやすく書く』 力を身につけて欲しいけれど、何かいい手はないかなあ？
かといってどれだけ効果があるかもわからないのに、丸１日社外の研修には出しにくいよな・・・なんとか、普段の仕事のついでに少しの努力で 『書く力』 が上がっていくような、そんな方法はないものかな・・・？」
・・・・もし、そんな気持ちに少しでも思いあたるところがあれば、社内のミーティングのついでに「書く力」向上のための勉強会を開いてみませんか？
「勉強会」というのは、所要時間は１５分～３０分程度。外部講師を呼ばずに社内の人間だけで、そのとき気になっている、「わかりにくい文書」を題材にして、「わかりやすく書き直す」案を数人のチームで考えてみるワークをしましょう、ということです。
この「部内勉強会」について、マネジャーではなく部下の立場で自分自身の「書く力」不足を解消するために自力で行う、という視点でその方法を書いた記事を誠Biz.IDに寄稿しております
私がそれをおすすめするのには、ワケがあります。
「部内勉強会」で「書く力」の向上を狙う３つのメリット
・実業務の必要な文書を事例に使うため、すぐに役に立つ
・チーム全員に「わかりやすく書こう」という意識付けができる
・ノウハウを共有することでさらにスキルが向上する
「部内勉強会」にはそんなメリットがありますが、そうは言っても部内で独自に少人数の勉強会を開こうとしてもなかなかうまく行かない場合もあります。たとえば
Ａ：提案してもみんながやる気になってくれない
Ｂ：熟練したリーダーがいないと、たた集まって喋っただけになってしまう
といったところがよくある「うまく行かない理由」ですが、Ａについては正直なんともなりません。でも、もし理由がＢだけなら、打つ手はあります。
そもそも勉強会に「熟練したリーダー」が必要な理由は何でしょうか？
「勉強会」においてリーダーが果たすべき役割は
会のモチベーションを保つための空気作り
会のテーマに関する助言と指導
の２つです。でも、「書く力」の勉強会を成立させるために必要な「助言と指導」が別に得られれば、職場のチームリーダーであるあなた自身は「書く力を伸ばそうという職場の空気作り」をするだけで、「書く力」の勉強会が成り立ちます。
そこで、その「助言と指導」については私、開米瑞浩におまかせください。
私は過去２４年間、「複雑な情報をすばやく正確に伝えられる説明書を書く」ことに関してさまざまな工夫、研究を積み重ね、最近８年間はそれをテーマとする企業研修を本業にしています。
ここでの提案も、実際に現に企業研修で繰り返し行ってきた活動がベースにあります。
チームの「書く力」を向上させるために、アイデアクラフトの「書く力」勉強会サポートを試してみませんか？
そのために必要な作業は、
これはわかりにくい、と感じた文書を１つ選んで
アイデアクラフトへ送る
だけです。お送りいただいた文書を私が読んで練習問題として仕立て直し、参考になる類似事例をつけてお返しします。
サンプル 「スマートフォンの取説」 →原本 →練習問題 →解答例
このような研修を実際、開米は過去に企業内研修の形で何度も行っているため、短時間で練習問題を作ることができます。基本的にはいただいた翌日にはお返ししますので、「これはわかりにくいな」と思った文書を、その鮮度の冷めないうちに社内で考える機会を持ってください。
案内書はこちら → 「書く力」勉強会サポートのご案内 (PDF)
お申し込みはこちら → 申し込みフォーム
なお、このサービスは企業研修で行ってきたものをベースにしておりますが、このように「社内で勉強会をするための練習問題作成」として提供するのは今回が初めてです。そのためパイロット版としてご感想をいただくため、２月１０日受付分までは無料で提供させていただきます。この機会にどうぞご利用ください。
